e-Podpisy

Funkcja e-Podpisów (podpisów elektronicznych) to rozbudowana funkcja, która pozwala na wysyłanie plików PDF wprost z bazy Agent21 do klientów do podpisu cyfrowego (SES, AES, QES) przy wsparciu uznanych dostawców usług e-Podpisu w Polsce (obecnie: Autenti). Następnie – po podpisaniu przez klienta – pobranie takiego dokumentu od dostawcy i zapisanie w bazie Agent21.

Filmy YT instruktażowe e-Podpisów w Agent21 pod tym linkiem
Instrukcja Autenti: kliknij tutaj

Od czego zacząć, pierwsze kroki:

Autenti udostępnia swoje usługi w formie subskrypcji. Po założeniu konta każdy nowy użytkownik otrzymuje okres testowy 14 dni i 10 podpisów, więc zakładając konto nic nie ryzykujesz a możesz wygodnie przetestować usługę.

1. załóż konto w Autenti – wybierz, że to konto firmowe i podaj NIP. Zweryfikuj konto i zaloguj się.
   Link do instrukcji zakładania konta Autenti: kliknij tutaj
2. dodaj Autenti do listy aplikacji w Agent21 za pomocą opcji Konfiguracja w menu w lewym górnym rogu (logo Agent21)
3. Wpisz login i hasło do Autenti (Agent21: prawy górny róg – szare kółeczko z ludzikiem obok Twojego nazwiska) i zaloguj się do Autenti w Agent21.

Ile to kosztuje

Jak wskazałem powyżej – Agent21 tylko integruje się z aplikacją webową Autenti bez użycia API. Wszelkie płatności wykonuje się na stronie Autenti. Dostawca Agent21 nie otrzymuje wynagrodzenia od Autenti w żadnej postaci za konta założone przez użytkowników Agent21. Dlatego wszelkie pytania dodatkowe o koszty i płatności należy kierować bezpośrednio do Autenti.
Wynegocjowałem dla agentów korzystających z Agent21 zniżkę 25% od ceny regularnej za pakiety eSignPRO i eSignPRO + SMS. Jest to najwyższa możliwa zniżka.

Pakiet eSignPRO:

Dokładny opis pakietu z cennika Autenti znajdziesz pod tym linkiem

W skrócie (najważniejsze dla Was parametry):

1. Liczba użytkowników: 1 (więcej Wam nie trzeba)
2. Obsługiwane rodzaje podpisów (po stronie klienta, który podpisuje):
   – SES – bez limitów i bez opłat
   – QES – kwalifikowany – bez limitów i bez opłat (o ile Twój klient ma już podpis kwalifikowany!)
   – AES – zaawansowany – dodatkowo płatny

KOSZT:
1. płatność z góry za rok: 985,23 zł brutto za rok
2. płatność miesięczna: 128,24 zł brutto miesięcznie

Pakiet eSignPRO + SMS (zalecam – wyjaśnienie „dlaczego” jest dalej!)

Zawiera to samo co eSignPRO ale dodatkowo jest paczka 1200 SMS, które potwierdzają tożsamość osoby podpisującej. Mniejszych pakietów SMS nie ma i nie będzie.

KOSZT:
1. płatność z góry za rok: 1102,03 zł brutto za rok
2. płatność miesięczna: 134,56 zł brutto miesięcznie

JAK OTRZYMAĆ ZNIŻKĘ?

W obu pakietach aby otrzymać zniżkę 25% przy płaceniu (czyli w podsumowaniu zamówienia po wybraniu pakietu) należy podać kody w odpowiednim polu:
AGENT21R (dla płatności rocznej)
AGENT21M (dla płatności miesięcznej)

Które podpisy do czego?

RODZAJE PODPISÓW

Podpis zwykły (SES) – najszersze i najmniej sformalizowane pojęcie: dowolne dane elektroniczne logicznie powiązane z dokumentem, służące do identyfikacji (np. skan podpisu, imię i nazwisko w stopce maila). Nie spełnia szczególnych wymagań prawnych ani nie jest powiązany z zaufanym systemem uwierzytelniania, więc w razie sporu bywa trudny do obrony w sądzie
UWAGA:
Autenti dla podpisów SES stosuje warstwy zabezpieczeń, które uwiarygadniają ten podpis bardziej niż standardowy podpis SES za pomocą:
• karty podpisów i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (integralność dokumentu),
• kwalifikowanego znacznika czasu (tzw. data pewna) — niezależnym potwierdzeniem chwili podpisania

W przypadku zakupu pakietu eSignPRO + SMS każdy podpis może być dodatkowo uwierzytelniany kodem SMS wysłanym na telefon podpisującego. Zatem tak podpisany dokument podpisem SES + SMS ma warstwę weryfikacji tożsamości. W analogiczny sposób przy zawieraniu polisy zdalnej prawie wszystkie TU weryfikują zawarcie umowy (dwuetapowa weryfikacja klienta TU z kodem SMS).

Podpis zaawansowany (AdES lub AES) – jednoznacznie przypisany do osoby, pod jej wyłączną kontrolą, wykrywa późniejszą zmianę danych. W Polsce klasycznym przykładem jest podpis osobisty z e-dowodu.

Podpis kwalifikowany (QES) – jedyny, który ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu i jest uznawany w całej UE. Oparty na certyfikacie kwalifikowanym od akredytowanego dostawcy usług zaufania.

KTÓREGO PODPISU UŻYWAĆ DO JAKIEGO DOKUMENTU

RODO i APK
Do podpisywania dokumentów typu: RODO lub APK wystarczy dokumentowa forma podpisu a więc podpis SES.
Przy APK zostałbym przy SES. Dodawanie SMS w tym przypadku moim zdaniem nie ma sensu.
Ale RODO dla własnego bezpieczeństwa dodatkowo werfikowałbym kodem SMS. Na dokumencie RODO jest e-mail i telefon klienta. Jeśli na podpisie będzie również ten sam e-mail i telefon – to masz jasny dowód, że podpis złożyła osoba, której dotyczą dane na zgodach RODO.

Wypowiedzenia OC

Tu niestety TU wbrew obowiązującym przepisom mają „swoje zasady” i oczekiwania co do podpisu (absurdalnie) wyższe niż te, które same realizują przy podpisywaniu WŁASNYCH polis zdalnych za miliony złotych.
Dlatego proszę poniższe wyjaśnienie potraktować jako argumentację w dyskusji z TU a nie jako poradę prawną, która gwarantuje, że wypowiedzenie podpisane przez Autenti zostanie przez TU przyjęte.
Zgodnie z zapisami ustawy i innych rozporządzeń dotyczących umów ustawowo obowiązkowaych OC:
Do wypowiedzenia obowiązkowego OC nie jest potrzebny podpis kwalifikowany. Wystarczy zwykły podpis – w tym zeskanowany dokument z podpisem – czyli podpis klasy SES. A więc podpis Autenti SES jest wystarczający.
Powód: przepisy mówią o formie „na piśmie”, ale nie zastrzegają jej pod rygorem nieważności — jest ona wymagana tylko dla celów dowodowych. Wypowiedzenie złożone w „słabszej” formie również jest skuteczne, o ile da się wykazać, kto je złożył i że dotarło w terminie.
Autenti opatruje podpisane dokumenty kwalifikowanym znacznikiem czasu, jest więc wskazana data pewna złożenia oświadczenia. Jeśli potwierdzimy tożsamość podpisującego kodem SMS – mamy warstwę dowodzącą „kto podpisał” (tożsamość klienta).
Dlatego dla Wypowiedzeń OC zalecam wariant SES + SMS. Kod SMS potwierdza tożsamość osoby podpisującej i zamyka jedyny realnie słaby punkt zwykłego SES. A stempel czasowy (kwalifikowany) wskazuje na dokładną datę złożenia podpisu. Nie ma ryzyka podejrzeń antydatowania i możemy jasno dowieść kto podpisał.
Skoro TU dzisiaj przyjmują zeskanowane wypowiedzenia podpisane odręcznie przez klienta, zakładając, że skoro w procedurze podpisu uczestniczył ICH WŁASNY AGENT / OfWCA – to dlaczego podpis SES + SMS miałby być gorszy, skoro tu również w procedurze uczestniczy agent tego samego TU.

ZASADA GENERALNA I WYMAGANA:
LOGOWANIE W AUTENTI

Opis panelu z listą e-Podpisów

Panel główny funkcji e-Podpisy podzielony jest na trzy części:

1. pasek narzędzi i filtrów (u góry)
2. stopka tabeli e-Podpisów
3. tabela główna z danymi e-Podpisów (po środku)

 pasek narzędzi i filtrów

W tej sekcji ekranu są następujące funkcje:

• przycisk Sprawdź statusy podpisów, który pozwala na odczytanie statusu dokumentów od dostawcy i pobranie podpisanych dokumentów,
• pole Szukaj, umożliwiające wyszukanie e-Podpisów wg różnych kryteriów – więcej w Wyszukiwanie danych
• przycisk Filtr zaawansowany

  

 tabela główna z danymi e-Podpisów

Jest to obszar z tabelą wyświetlający wybrane z bazy danych rekordy (obiekty) w postaci wierszy i kolumn.

Opis kolumn z dodatkowymi funkcjami:

• akcje – to kolumna z przyciskami, w której możesz wykonać: Edytować e-Podpis, podejrzeć wysłany e-podpis, sklonować e-Podpis oraz wejść do e-Podpisu na stronie dostawcy (globusik)
  Dodatkowo w zależności od statusu e-Podpisu masz kilka akcji:
  – wysłanie dokumentu do e-Podpisu do dostawcy usługi
  – wycofanie dokumentu z podpisu (dostawca wysyła odpowiednie powiadomienie do odbiorców i dokument staje się niedostępny)
• odbiorcy dokumentu do e-podpisu – pokazuje listę wszystkich osób uczestniczących w procedurze. Bez względu na to czy to jest osoba podpisująca czy tylko „od wglądu”. Masz informację kto otrzymał e-mail z informacją o e-podpisie i w jakiej roli występuje. Oraz status czy już podpisał czy jeszcze nie.
• e-podpis związany – to informacja o tym z czym w bazie jest związany ten e-podpis. Mozna szybko podejrzeć ten obiekt w bazie klikając lupką.
• dokument do podpisu – to szereg kolumn, które pokazują: tytuł dokumentu, nazwę pliku PDF, opcje pobierania pliku i podglądu.
• data dodania – to data dodania dokumentu do bazy
• data wysyłki do dostawcy – to data w której wysłano dokument na serwer dostawcy e-Podpisu
• data wygaśnięcia – jest to data ustalona przez dostawcę, do której dokument czeka na podpis (zwykle kilka miesięcy)
• data operacji – jest to data podpisania przez wszystkicxh odbiorców lub data wycofania dokumentu

Podpisywanie dokumentu

Procedura e-Podpisu opiera się na istniejącym w bazie Agent21 dokumencie w pliku PDF. Zatem, aby wysłać dokument do e-Podpisu musisz go wybrać z Repozytorium dokumentów, albo wygenerować wydruk w Agent21 albo pobrać dokument z TU.

PODPIS NA DOKUMENCIE Z REPOZYTORIUM

Jeśli masz już w bazie danych dokument zapisany – możesz go wyszukać w repozytorium i kliknąć w ikonkę

Otworzy się formularz dodawania nowego e-Podpisu z już wypełnionymi wstępnie polami. Jeśli wybrany dokument jest powiązany z obiektem bazy danych – to wypełnią się wszystkie istotne pola, w tym tytuł dokument, dane podmiotów.

PODPIS NA NOWO WYGENEROWANYM DOKUMENCIE W AGENT21

Jeśli generujesz nowy dokument z szablonu (RODO, APK, Wypowiedzenie OC itp.) – to w oknie podglądu wydruku jest u góry przycisk, który pozwala na automatyczne przygotowanie e-Podpisu dla tego dokumentu.

Po kliknięciu tego przycisku, zostanie wygenerowany PDF i będziesz mógł / mogła od razu przejść do e-Podpisu i wysłać dokument do Autenti.

PODPIS NA DOKUMENCIE POBRANYM Z T.U.

Jeśli chcesz przygotować e-Podpis dla dokumentu pobranego z TU (lub Twojej multi) – to po pobraniu dokumentu na dole po pojawieniu się widżetu pobranego dokumentu – kliknij go a następnie w przycisk tworzenie e-podpisu.

Tu również otworzy się okno dodawania nowego e-podpisu i bedziesz mógł / mogła przygotować dane do wysyłki do Autenti.

Procedura skanowania dokumentu przy użyciu Agent21 Mobile jest opisana w instrukcji.
Jest też przygotowany film instruktażowy na YouTube.

Po zeskanowaniu dokumentu w aplikacji mobilnej i kliknięciu tam Zapisz – dokument od razu pojawi się na ekranie Skanów mobilnych Agent21.
Przez kilka sekund dokument jest procesowany przez zaawansowane algorytmy rozpoznające skan – czytające kod QR i ewentualnie numer polisy (jeśli to jest polisa).
To nie są działania AI (sztucznej inteligencji) tylko zaprogramowane działania wykonywanie lokalnie w Twoim Agent21. Dlatego program nie będzie tu idealnie wszystkiego czytał i „wnioskował”.

PODPIS NA DOKUMENCIE Z TWOJEGO DYSKU (ZEWNĘTRZNY)

Jeśli chcesz podpisać plik, którego nie masz w Twojej bazie Agent21 – to możesz go dodać podczas edycji nowego e-podpisu po klknięciu Dodaj plik z dysku. Więcej info – poniżej.

Edycja danych e-Podpisu

Formularz e-Podpisu, który musisz wypełnić i zapisać, aby móc wysłać dokument do Autenti jest maksymalnie uproszczony i zawiera wyłącznie pola wymagane przez Autenti do prawidłowego sprocedowania e-Podpisu.

SEKCJA: Plik PDF do podpisu

Jest to sekcja w której możesz dodać nowy plik do e-Podpisu 0 zarówno z dysku komputera, jak również z Twojego repozytorium w Agent21. Po wyborze pliku – zostanie on przyporządkowany do tego e-podpisu.

SEKCJA: Dokument do podpisu

W tej sekcji wybierasz dostawcę (obecnie tylko Autenti).
Musisz też określić tytuł dokumentu, który zobaczy klient w mailu od Autenti i podczas podpisywania. Jest to pole wymagane. Jeśli wybrany dokument jest powiązany z Twoją bazą – to Agent21 sam wypełni pole tytuł informacjami, które identyfikują dokument. Może to oczywiście zmienić przed wysyłką.
Miejsce podpisu: jest to opcja, która pozwala na wybór czy podpis ma być na dokumencie na osobnej stronie na specjalnej KARCIE PODPISÓW, czy ma być ręcznie umieszczony przez klienta w dowolnym miejscu.
Zdecydowanie ZALECAM, używanie opcji domyślnej: DODATKOWA STRONA, aby nie generować po stronie klienta pytań i wątpliwości. Dokument jest wówczas czytelnie podpisany.

SEKCJA: Odbiorcy dokumentu

Jest to lista, w której widzisz wszystkich odbiorców dokumentu.
– przycisk ten służy do dodawania nowego podmiotu do listy odbiorców. Dodawanie nowego odbiorcy jest opisane w dalszej części.
– przycisk ten pozwala na dodanie danych pracownika (osoby która obsługuje tego klienta) aby ta osoba również mogła występować w procedurze albo w roli do wglądu albo w roli podpisującego. Raz wpisane dane osoby zalogowanej do Agent21 są zapisywane – i przy kolejnych e-podpisach dane te się już podpowiadają bez konieczności ręcznego wpisywania.
KOLEJNOŚĆ PODPISUJĄCYCH: Jeśli podpisujących jest więcej niż jeden to będziesz mógł / mogła ustalić kolejność podpisujących (jeśli ma to znaczenie) bo pojawi się dodatkowe pole:

Rekomenduję używać domyślnej opcji: DOWOLNA. Wówczas klienci podpiszą dokument w dowolnej kolejności.

SEKCJA: Wiadomość do odbiorców

Jest to pole edycyjne, które pozwala na wpisanie dowolnej wiadomości do odbiorców, którą Ci zobaczą w mailu otrzymanym wraz z linkiem do dokumentu od Autenti.
Możesz sobie przygotować kilka różnych szablonów wiadomości, aby wysyłać treść w zależności od rodzaju dokumentu. To znakomicie ułatwia obsługę takich e-podpisów i po stronie klienta też jest to czytelne.

Dodawanie nowych odbiorców

Po kliknięciu w przycisk otwiera się formularz edycji odbiorcy e-podpisu.

Pola wymagane: imię, nazwisko, e-mail.
Możesz również wygodnie wybrac klienta z bazy agent klikając w przycisk Wybierz klienta z bazy.

ROLE ODBIORCY

PODPISUJĄCY: jest to osoba, która po otrzymaniu maila z linkiem od Autenti wykonuje procedurę podpisu i jej dane zostaną umieszczone na karcie podpisów
PARAFUJĄCY: jest to osoba, która tylko parafuje dokument. Nie widzę sensu w jej używaniu w Waszych codziennych sytuacjach.
DO WGLĄDU: jest to osoba, która tylko otrzymuje e-mail w informacją że taki dokument jest procedowany w e-podpisie. Nie jest od tej osoby wymagana żadna akcja. Zwykle – domyślnie – osoby w tej roli to jest właściciel konta e-podpisu Autenti (właściciel agencji) lub pracownik który siebie dodał za pomocą przycisku . Ustawianie tej roli dla Twojego klienta nie ma sensu bo klient w Twoim przypadku powinien być zawsze podpisującym.

RODZAJ PODPISU

W tej sekcji wybierasz rodzaj e-podpisu. Standardowy podpis, który masz w Twoim pakiecie eSignPRO to podpis SES.
Jeśli masz pewność, że klient do którego wysyłasz dokument dysponuje komercyjnym podpisem kwalifikowanym (nie mylić w podpisem przez mObywatela i przez eDowód) – to możesz wybrać opcję kwalifikowany (QES). Dzięki twmu gdy klient otrzyma e-mail od Autenti i przejdzie do e-podpisu – bedzie mógł wybrać dostawcę podpisu kwalifikowanego i podpisać dokument tym najwyższej klasy podpisem elektronicznym. Takim podpisem można nawet podpisywać polisy.

RODZAJ OSOBY

OSOBA PRYWATNA: jest to standardowy klient – osoba fizyczna, który podpisuje dokument w swoim imieniu.
REPREZENTANT ORGANIZACJI: jest to osoba. fizyczna, która podpisuje dokument w imieniu podmiotu gospodarczego (firmy) i konieczne jest umieszczenie tej informacji na karcie podpisów.
W takiej sytuacji otworzy się dodatkowy panel, w którym będziesz mógł wybrać z bazy podmiot gospodarczy, którego reprezentantem jest klient oraz wpisać stanowisko klienta w tej organizacji (pole niewymagane).

BEZPIECZEŃSTWO (AUTORYZACJA SMS)

W tej sekcji możesz zaznaczyć, czy wskazany podpis ma być dodatkowo weryfikowany kodem SMS, który otrzyma klient przed podpisaniem dokumentu. Dzięki tej dodatkowej warstwie weryfikacji podpis standardowy SES jest znacznie bardziej wiarygodny o czym pisałem na początku tej instrukcji.
Rekomenduję dla RODO oraz Wypowiedzeń OC zawsze stosować ten dodatkowy poziom bezpieczeństwa.

Wysyłka dokumentu do e-Podpisu Autenti

Gdy poprawnie wypełnisz wszystkie formularze e-Podpisu i dodasz właściwych odbiorców oraz dokument PDF – będziesz mógł / mogła wysłać dokument do e-Podpisu.
Na liście e-podpisów po kliknięciu w przycisk:

otworzy się okno Wysyłka dokumentu na serwer dostawcy e-Podpisu.

W oknie tym – masz możliwość weryfikacji danych zanim zostaną wysłane. Możesz również wybrać akcję którą ma wykonać Agent21.

AKCJE NA DOKUMENCIE

WYSYŁAM DO ODBIORCÓW:
Jest to domyślna akcja, która pozwala na zapisanie danych e-podpisu w Autenti i natychmiastową wysyłkę do wszystkich odbiorców. Czyli po poprawnym połączeniu z Autenti Agent21 wygeneruje nowy e-podpis w Autenti i od razu wykona operację Wyślij.
TYLKO ZAPISUJĘ W AUTENTI:
Po wybraniu tej opcji – Agent21 utworzy e-podpis i zapisze wszystkie dane w systemie Autenti, ale dalsze operacje na tym e-podpisie będziesz wykonywał/a ręcznie już bezpośrednio w Autenti. Agent21 przestaje nadzorować ten dokument i nie wykonuje w Twojej bazie żadnych na nim dodatkowych czynności. Również nie odczyta tego dokumentu gdy zostanie podpisany prze odbiorców.

POTWIERDZENIE I WYSYŁKA

Aby wykonać operację wysyłki dokumentu – zawsze musisz potwierdzić czekboksem a następnie kliknąć w pezycisk „wyślij dokument do odbiorców” lub „zapisz dokument do Autenti”. Agent21 natychmiast wykona polecenie i jeśli tylko jesteś poprawnie zalogowany w Autenti to dane zostaną zapisane w tym systemie (i ewentualnie wysłane do odbiorców jeśli takie polecenie w Akcjach wybrano).

Wycofanie dokumentu z e-Podpisu

Jeśli po wysłaniu dokumentu zorientowałeś się, że jest z nim jakiś problem – możesz go wygodnie wycofać w Agent21 klikając w ikonkę:

Po potwierdzeniu tej operacji – Agent21 wyśle do Autenti polecenie wycofania dokumentu.
Po tej operacji dokument zostanie usunięty z Autenti – i nawet jeśli klient wcześniej dostał link do podpisu (ale go nie wykonał) – to do tego dokumentu już nie bedzie miał dostępu i dostanie osobną wiadomość od Autenti, że dokument został przez ciebie wycofany.

Odebranie podpisanego dokumentu

Gdy dostaniesz powiadomienie (e-mail) od Autenti, że dokument został podpisany – możesz taki dokument pobrać do bazy Agent21 w celu dalszej obsługi.
Aby to zrobić – musisz klknąć w przycisk Sprawdź statusy podpisów:

Agent21 odpyta Autenti o statusy podpisów wysłanych z bazy – i jesli jakiś dokument z listy zostanie podpisany – to Agent21 go ściągnie i odpowiednio załączy do Twojej bazy danych.

INTELIGENTNE ZAŁĄCZANIE PODPISANYCH DOKUMENTÓW W BAZIE AGENT21

Jeśli dokument podpisany przez klienta był powiązany z Twoją bazą danych – np. APK lub Wypowiedzenie OC było powiązane z polisą, albo zgoda RODO była powiązana z klientem – to po odczytaniu podpisanego dokumentu – Twój inteligentny Agent21 (ale nie AI – nie ma obaw!) – załączy ten podpisany dokument do właściwej polisy lub pod właściwego klienta.
Zatem będziesz miał/a ogromne ułatwienie w porządkowaniu Twojej bazy danych i zautomatyzowane procesy załączania takich dokumentów do danych w Twojej bazie.
Również dzięki temu że taki dokument będzie zapisany w repozytorium – będziesz mógł / mogła go wygodnie wybrać, aby go załączyć do aplikacji sprzedażowej w TU.