Floty

Funkcja Floty to przydatny w bieżącej pracy moduł do zarządzania flotami samochodowymi. Niezależnie od tego czy należą do jednej firmy, czy też do wielu podmiotów i to nawet jeśli pojazdy należące do tej floty nie są własnością tych podmiotów. Moduł flotowy np. pozwala na łączenie właścicieli pojazdów (JDG + osoba fizyczna + leasing) w pojedynczą flotę i mieć w jednym miejscu wszystkie pojazdy należące do tej grupy podmiotów.

• – kreator flot – wygodne narzędzie do automatycznego utworzenia flot z Twojej bazy danych
• – szybki i wygodny import pojazdów z pliku CSV do utworzonej floty
• – automatyczne dodawanie pojazdów do floty nowego właściciela floty
• – automatyczne dodawanie nowego pojazdu do floty, jeśli właścicielem tego pojazdu jest jeden z właścicieli floty (wygodne przy importowaniu nowych polis z aplikacji sprzedażowych)
• – szybki eksport floty (pojazdów i polis) do pliku CSV
• – statystyki floty odświeżane automatycznie i widoczne na ekranie flot

Opis panelu z flotami

Panel główny funkcji Floty podzielony jest na trzy części:

1. pasek narzędzi i filtrów (u góry)
2. stopka tabeli flot
3. tabela główna z danymi flot (po środku)

 pasek narzędzi i filtrów

W tej sekcji ekranu są następujące funkcje:

• Nowa – pozwala na utworzenie nowej floty,
• Kreator flot – przycisk widoczny tylko gdy nie ma żadnych flot w bazie danych – pozwala na wygodne automatyczne wygenerowanie nowych flot na podstawie zawartości Twojej bazy danych
• pole Szukaj, umożliwiające wyszukanie floty wg różnych kryteriów – więcej w Wyszukiwanie danych
• przycisk Filtr zaawansowany

 stopka tabeli flot

Pod tabelą znajduje się stopka z dodatkowymi funkcjami zarządzającymi zawartością tabeli.

• przyciski nawigacji między stronami
• przycisk odświeżenia odczytu danych z bazy
• przycisk eksportu tabeli do pliku Excel (XLSX)
• lista wyboru liczby rekordów do pokazania w tabeli (domyślnie 50)

Lista danych odczytanych z bazy podzielona jest na strony. Na każdej stronie jest tyle rekordów (obiektów) ile wybrano w liście wyboru (domyślnie 50). Za pomocą przycisków nawigacji możesz przechodzić między stronami.

Jeśli chcesz zapisać bieżącą zawartość tabeli należy kliknąć przycisk eksportu.

 tabela główna z danymi flot

Jest to obszar z tabelą wyświetlający wybrane z bazy danych rekordy (obiekty) w postaci wierszy i kolumn.

Opis kolumn z dodatkowymi funkcjami:

• akcje – to kolumna z przyciskami, w której możesz wykonać czynności na flocie. Więcej w dalszej części rozdziału
• nazwa floty – określenie tej floty łatwe dla Ciebie do zapamiętania (domyślnie to nazwa pierwszego właściciela floty)
• rodzaj – to rodzaj floty: duża flota lub mała flota. Ty sam/a określasz ten rodzaj wg własnych preferencji
• podmioty – lista właścicieli floty (podmiotów z Twojej bazy danych)
• statystyki – to kolumna ze statystykami liczbowymi tej floty. Nie wymaga komantarza bo opis kolumn jest czytelny i jasny
• wiadomość – w tej kolumnie program pokazuje, czy w związku z flotą wysłano wiadomość (mail/sms). Po kliknięciu w pole możesz od razu szybko wysłać wiadomość związaną z tą flotą
• zadanie – w tej kolumnie program pokazuje, czy w związku z flotą zapisano jakieś zadanie. Po kliknięciu w pole możesz od razu szybko dodać zadanie związane z tą flotą
• notatka – w tej kolumnie możesz jednym kliknięciem dodać notatki do floty, czyli krótkie informacje o flocie do Twojego prywatnego wglądu.

W kolumnie akcji znajdują się przyciski, które pozwalają na wykonanie szeregu akcji na dokumencie:

• edycja danych floty – otwiera okno z danymi floty
• eksportuj – pozwala na eksport pojazdów i polis do plików CSV, abby dalej je „obrobić” w Excelu.

Kreator flot

Za pomocą kreatora flot możesz szybko wygenerować listą flot z Twojej bazy danych z uwzględnieniem kryteriów, które ustawisz w oknie kreatora.
Generowanie flot polega na tym, że system wyfiltruje wszystkie podmioty z Twojej bazy, które spełniają podane kryteria i automatycznie założy dla każdego z nich nich flotę w bazie, przyporządkuje do niej pojazdy i polisy.
Jeśli masz floty składające się z większej liczby podmiotów – to będziesz musiał/a wybrane floty zmodyfikować wg własnych potrzeb.

Po kliknięciu w przycisk Utwórz floty system wykonuje analizę Twojej bazy danych i wyświetla informację o liczbie wykrytych flot.

Gdy klikniesz w Utwórz floty system doda wszystkie floty do Twojej bazy i będziesz mógł/mogła już z nimi pracować. Oszczędzi to Tobie trochę czasu

Dodawanie nowej floty

W celu dodania nowej floty do bazy danych – kliknij w przycisk Nowa. Otworzy się okno dodawania nowej floty.
Wpisz jej nazwę i w ramce Właściciele floty dodaj wszystkich właścicieli. Po dodaniu każdego właściciela program pyta, czy od razu dodać jego wszystkie pojazdy do floty. Jeśli wybierzesz tak – to automatycznie wszystkie pojazdy tego podmiotu zostaną dodane do floty a flota zostanie zapisana do bazy Agent21.

Dodawanie nowych pojazdów do floty

Nowe pojazdy do floty są dodawane zawsze przy użyciu Kreatora flot, oraz przy dodawaniu nowego podmiotu do floty – gdy na to zezwolisz. Jeśli we flocie zaznaczyłeś/aś opcję Automatycznie dodawaj do floty nowe pojazdy właścicieli… to gdy dodasz do bazy nowy pojazd (czy to przez import polisy z z.u. czy przez skaner AZTEC, czy ręcznie) i wśród podmiotów tego pojazdu będzie chociaż jeden właściciel tej floty – to ten pojazd automatycznie będzie dodany do tej floty bez Twojego udziału. Super wygodne!
Jeśli chcesz dodać do floty pojazd ręcznie – to otwórz flotę i przejdź na zakładkę z listą pojazdów i polis.

Tutaj masz trzy przyciski:

1. dodaj pojazd – dodaje pojazd z Twojej bazy danych
2. pojazdy właścicieli – pozwala na automatyczne dodanie wszystkich pojazdów wszystkich podmiotów z floty
3. importuj z CSV – pozwala na zaimportowanie z ustalonego szablonu większej liczby pojazdów z zewnętrznego pliku CSV (szablon można sobie pobrać po kliknięciu w ten przycisk)

Gdy dodajesz pojazd z Twojej bazy danych – to możesz wybrać pojazd, który nie jest własnością żadnego z podmiotów z floty.
W przypadku dodawania pojazdów z pliku CSV – musisz wybrać, któremu podmiotowi z tej floty przypisać wszystkie pojazdy z tego pliku.

Usuwanie pojazdu z floty

Jeśli chcesz usunąć jakiś pojazd z floty – to musisz otworzyć tę flotę, przejść do zakładki z listą pojazdów, wyszukać pojazd i na końcu wiersza jest czerwony śmietnik. Po jego kliknięciu pojazd zostanie usunięty z floty.

Usuwanie floty

Flotę możesz usunąć klikając na czerwony śmietnik na końcu wiersza. Program usunie wówczas flotę z bazy danych. Oczywiście żadne dane podmiotów, polis ani pojazdów nie zostaną usunięte z bazy danych. To jest tylko usunięcie samego zapisu o flocie. Wszystkie pozostałe dane w Twojej bazie są bez zmian!