Funkcja Kasa to moduł wspierający zarządzanie operacjami gotówkowymi w agencji. Operacje te mogą być rejestrowane ręcznie jak również system może je generować automatycznie (na żądanie) w momencie importu wystawionych polis gotówkowych.
Dowolny użytkownik może:
- otworzyć kasę (podając saldo początkowe)
- zapisywać operacje kasowe (przychód i rozchód) – z opcja automatycznego tworzenia operacji podczas importu polisy gotówkowej lub zmiany formy płatności na „gotówka” lub „gotówka u Agenta”.
- zamknąć kasę
- wydrukować raport operacji kasowych
Administrator / właściciel dodatkowo może:
- przeglądać kasy, operacje kasowe i widzieć aktualny stan każdej kasy
- ponownie otwierać zamknięte kasy (np. przypadkowo/przedwcześnie przez pracownika)
- usuwać operacje kasowe na wniosek pracownika
- przeszukiwać wszystkie operacje kasowe
Opis panelu z listą kas
Panel główny funkcji Kasy podzielony jest na trzy części:
- pasek narzędzi i filtrów (u góry)
- stopka tabeli zadań
- tabela główna z danymi zadań (po środku)
pasek narzędzi i filtrów
W tej sekcji ekranu są następujące funkcje:
- przycisk Nowa kasa, który pozwala na otwarcie nowej kasy
- przycisk Operacje kasowe (widoczny tylko dla Administratora) – który pozwala przeglądać wszystkie operacja kasowe w bazie Agent21 bez względu na kasę i kasjera
- pole Szukaj, umożliwiające wyszukanie kasy wg różnych kryteriów
tabela główna z listą kas
Jest to obszar z tabelą wyświetlający wybrane z bazy danych rekordy (obiekty) w postaci wierszy i kolumn.
Opis kolumn z dodatkowymi funkcjami:
- pierwsza kolumna – to kolumna z przyciskami, w której możesz wykonać czynności na kasie: edytować kasę, dodać operację do kasy lub wydrukować operacje
- status – ikona oznaczająca czy kasa jest otwarta czy zamknięta. Jeśli kasa jest otwarta – to klknięcie w nią pozwala kasę zamknąć.
- kasjer – to informacja, którzy kasjerzy są przypisani do tej kasy i ją widzą
- operacje – to informacja ile jest zapisanych operacji w kasie i po kliknięciu można te operacje obejrzeć
- numer/ nazwa kasy, daty, liczba operacji – w tych kolumnach są informacje o kasie które pozwolą Ci zidentyfikować kasę, widzieć kiedy została otwarta i kiedy zamknięta
- zadania + notatki – w tych kolumnach możesz dodać do kasy jakieś zadania lub notatki
- kwoty – w tych kolumnach są informacja o kwotach w kasie: otwarcia, przychodu, rozchodu i salda.
Otwieranie nowej kasy
Aby otworzyć nową kasę – klknij w przycisk Nowa kasa:
W sekcji Parametry możesz wprowadzić dane tej nowej kasy. Domyślnie kasjerem jest zawsze zalogowany użytkownik. Kasa może być przypisana do kilku użytkowników (jeśli pracują razem).
W sekcji Kwoty – możesz określi kwotę początkową z którą otwierasz kasę. Pozostałe kwoty będą wyliczne automatycznie w zależności od operacji kasowych.
Opcje automatycznego tworzenia operacji kasowych
Aby ułatwić pracownikom rejestrowanie operacji kasowych przy bieżącej pracy można w każdej kasie włączyć automat – osobno dla nowo wystawionch polis i osobno dla spłat.
Jeśli automat jest włączony dla polis to:
- inkaso każdej zaimportowanej polisy z opcją płatności gotówkowej wpadnie do tej kasy
- zmiana formy płatności polisy z przelew/karta na gotówka lub gotówka u Agenta – zarejestruje tę operację
- przepisanie wystawiającego tę polisę z pracownika X na Y – przepisze tę operację na nowego wystawiającego
UWAGA! Operacje się zawsze zapisują do aktualnie otwartej kasy danego użytkownika w momencie wykonania importu polis bez względu na to kiedy polisa została wystawiona o ile jest otwarta kasa na dzień opłacenia polisy (spłaty).
– Jeśli zatem pracownik zapomni dzisiaj otworzyć kasy i zaimportuje dzisiaj polisę, którą wystawił – operacja się nie zarejestruje.
– Jeśli pracownik zapomni zamknąć kasy z wczoraj – dzisiaj zaimportuje polisę z dzisiejszą datą płatności / spłaci ratę – to polisa wpadnie do wczorajszej kasy.
– Jeśli pracownik dzisiaj zaimportuje polisę którą przyjął wczoraj a wczorajsza kasa jest zamknięta to operacja się nie zapisze.
Analogicznie dla spłat – jeśli automat dla spłat jest włączony – to oznaczenie spłaty jako „zapłacona gotówką” utworzy nową operację w kasie zgodnie z logiką opisaną powyżej.
UWAGA! Zawsze możesz wyłączyć automat na kasie w dowolnym momencie. Wówczas wszystkie operacje trzeba rejestrować ręcznie. Jeśli autoimat jest włączony – to również kasjer może sam dodawać operacje ręcznie.
Usuwanie operacji jest możliwe tylko przez uprawnionego użytkownika.
Ręczne dodawanie operacji kasowych
Aby dodać operację kasową do otwartej kasy ręcznie kliknij w przycisk akcji: 
W oknie Nowej operacji kasowej możesz określić kwotę operacji (kwota ujemna to rozchód), wskazać numer KP (Wasz wewnętrzny numer KP jeśli takie stosujecie) i ewentualnie dopisać czego dotyczy ta operacja.
Tak więc można przyjmować wpłaty do dowolnej polisy – nie tylko wystawionej w Waszej agencji. Można też przyjmować dowolne inne wpłaty bez związku z polisą / ratą.
Operacje kasowe są numerowane automatycznie w bazie danych w ramach danej kasy od numeru „1” – wzwyż.
Usuwanie operacji kasowych jest możliwe tylko przez uprawnionego użytkownika.
Usunięte operacje kasowe nie zwalniają numeru operacji – więc jak usuniesz operację OP00005 – i dodasz nową operację – to ona będzie miała numer OP00006 i nie będzie już operacji „5” na liście. Tak więc zawsze będzie widać że jakaś operacja została usunięta.
Konfiguracja przycisku Kasa w tabelach Polis i Spłat
Domyślnie wejście do kasy i dodanie operacji jest możliwe tylko za pomocą przycisku funkcji „Kasa” na lewym szarym panelu funkcji. Jeśli chcesz mieć szybki dostęp do kas i dodawania nowych operacji z widoku Polisy lub Spłty to możesz sobie to skonfigurować po wejściu w opcję ustawień interfejsu Agent21:
Aby pokazać przyciski Kasy w tabelach polis i spłat należy odznaczyć czekboxa:
Wówczas w widokach Polis i Spłat pojawią się nowe przyciski:
Przyciski te pozwolą wejść w listę Kas lub od razu dodać nową operację kasową do otwartej kasy zalogowanego użytkownika.
Uprawnienia użytkowników do funkcji KASY
Standardowo każdy użytkownik zalogowany do Agent21 który nie jest Administratorem może wykonywać tylko podstawowe akcje na kasach:
- otworzyć kasę
- zamknąć kasę
- przeglądać tylko swoje kasy
- dodawać operacje do swojej kasy
Aby odblokować dodatkowe uprawnienia – należy wejść w Konfigurację (ba serwerze – tam gdzie baza danych) -> Ustawienia OfWCA, otworzyć do edycji pracownika, któremu chcemy zmienić uprawnienia i ustawić odpowiednie dodatkowe uprawnienia do obsługi kas:
UWAGA! Zmiany uprawnień wykonuj gdy edytowany pracownik jest WYLOGOWANY z Agent21.