Dokumenty (repozytorium)

Funkcja Dokumenty (repozytorium) to rozbudowany moduł obsługi cyfrowych kopii dokumentów:

szyfrowanie PDF

załączanie dokumentów do wiadomości e-mail

szybki podgląd PDF (bez pobierania)

tagowanie dokumentów danymi, dzięki czemu wyszukanie cyfrowej kopii jest bardzo szybkie

szybka i elastyczna wyszukiwarka dokumentów

Opis panelu z listą dokumentów

Panel główny funkcji Dokumenty podzielony jest na trzy części:

  1. pasek narzędzi i filtrów (u góry)
  2. stopka tabeli dokumentów
  3. tabela główna z danymi dokumentów (po środku)

 pasek narzędzi i filtrów

W tej sekcji ekranu są następujące funkcje:

  • przycisk Nowy, pozwala na dodanie nowego dokumentu do repozytorium,
  • pole Szukaj, umożliwiające wyszukanie dokumentów wg różnych kryteriów – więcej w Wyszukiwanie danych
  • przycisk Filtr zaawansowany
  • wypełnij szablon – otwiera okno szablonu dokumentu do wypełnienia (wypowiedzenie OC, wnoosek o zwrot składki itp)

 stopka tabeli dokumentów

Pod tabelą znajduje się stopka z dodatkowymi funkcjami zarządzającymi zawartością tabeli.

  • przyciski nawigacji między stronami
  • przycisk odświeżenia odczytu danych z bazy
  • przycisk eksportu tabeli do pliku Excel (XLSX)
  • lista wyboru liczby rekordów do pokazania w tabeli (domyślnie 50)

Lista danych odczytanych z bazy podzielona jest na strony. Na każdej stronie jest tyle rekordów (obiektów) ile wybrano w liście wyboru (domyślnie 50). Za pomocą przycisków nawigacji możesz przechodzić między stronami.

Jeśli chcesz zapisać bieżącą zawartość tabeli należy kliknąć przycisk eksportu.

 tabela główna z danymi dokumentów

Jest to obszar z tabelą wyświetlający wybrane z bazy danych rekordy (obiekty) w postaci wierszy i kolumn.

Opis kolumn z dodatkowymi funkcjami:

  • akcje – to kolumna z przyciskami, w której możesz wykonać czynności na dokumencie. Więcej w dalszej części rozdziału
  • typ – pokazuje rodzaj dokumentu
  • dokument – to opis dokumentu z informacją do którego rekordu w bazie danych jest przypisany
  • zadanie – w tej kolumnie program pokazuje, czy w związku z dokumentem zapisano jakieś zadanie. Po kliknięciu w pole możesz od razu szybko dodać zadanie związane z tym dokumentem
  • notatka – w tej kolumnie możesz jednym kliknięciem dodać notatki do dokumentu, czyli krótkie informacje o dokumencie do Twojego prywatnego wglądu. Tutaj automatycznie zapisuje się hasło do pliku, gdy szyfrujesz PDF za pomocą Agent21

W kolumnie akcji znajdują się przyciski, które pozwalają na wykonanie szeregu akcji na dokumencie:

  • edycja danych dokumentu – otwiera okno z danymi dokumentu i możesz zmienić jego opis
  • wysyłka dokumentu – kliknięcie w ten przycisk otwiera okno nowej wiadomości e-mail z już załączonym tym dokumentem, dzięki czemu możesz szybko wysłac dokument wprost z Agent21 do Twojego klienta
  • pobierz – pozwala na pobranie dokumentu na dysk komputera (z bazy danych) i wykorzystanie go poza Agent21
  • podgląd PDF – jeśli wskazany dokument to PDF to możesz otworzyć szybki podgląd tego dokumentu w Agent21 (bez konieczności pobierania)
  • szyfruj – pozwala na szybkie zaszyfrowanie dokumentu. Więcej w rozdziale: Szyfrowanie PDF

Dodawanie nowego dokumentu do repozytorium

INFORMACJA: Gdy pobierasz z aplikacji sprzedażowych jakiekolwiek dokumenty (polisy, oferty OWU) to one automatyczni zapisują się w Twojej bazie danych w repozytorium. Dodawanie ręczne nowego dokumentu dotyczy sytuacji, gdy masz skan lub plik przysłany przez kogoś na dysku i chcesz go wgrać do bazy danych.

Po kliknięciu w przycisk Nowy otwiera się okno dodawania nowego dokumentu. Należy dodać plik z dysku komputera poprzez przycisk Wybierz lub Przeciągnij i upuść.

Następnie – jeśli jest taka konieczność – należy powiązać ten plik z pojazdem/ klientem/ polisą wybierając ten obiekt z bazy danych. Dzięki temu program automatycznie wypełni pole „opis” wpisując w nie najważniejsze cech obiektu powiązanego. Np. dla pojazdu to będzie: nr rej, VIN, marka, nazwisko właściciela.
Dzięki powiązaniu dokumentu x obiektem bazy danych – łatwiej potem wyszukać dokument w repozytorium.

INFORMACJA: Pamiętaj, że możesz załączać pliki do Polis, Pojazdów, Klientów również podczas edycji danych tych rekordów w bazie danych.

UWAGA! Multi-schowek działa tylko wewnątrz aplikacji Agent21 między zakładkami.
Nie możesz skopiować na raz wielu wartości, których potrzebujesz poza Agent21 np. w Twoim programie mailowym lub Wordzie albo w innej przeglądarce. Przy kopiowaniu danych poza Agent21 działa tylko pojedyncze kopiuj-wklej (jak normalnie w Windows).