Funkcja Dokumenty (repozytorium) to rozbudowany moduł obsługi cyfrowych kopii dokumentów:
szyfrowanie PDF
załączanie dokumentów do wiadomości e-mail
szybki podgląd PDF (bez pobierania)
tagowanie dokumentów danymi, dzięki czemu wyszukanie cyfrowej kopii jest bardzo szybkie
szybka i elastyczna wyszukiwarka dokumentów
Opis panelu z listą dokumentów
Panel główny funkcji Dokumenty podzielony jest na trzy części:
- pasek narzędzi i filtrów (u góry)
- stopka tabeli dokumentów
- tabela główna z danymi dokumentów (po środku)
pasek narzędzi i filtrów

W tej sekcji ekranu są następujące funkcje:
- przycisk Nowy, pozwala na dodanie nowego dokumentu do repozytorium,
- pole Szukaj, umożliwiające wyszukanie dokumentów wg różnych kryteriów – więcej w Wyszukiwanie danych
- przycisk Filtr zaawansowany
- wypełnij szablon – otwiera okno szablonu dokumentu do wypełnienia (wypowiedzenie OC, wnoosek o zwrot składki itp)
stopka tabeli dokumentów
Pod tabelą znajduje się stopka z dodatkowymi funkcjami zarządzającymi zawartością tabeli.

- przyciski nawigacji między stronami
- przycisk odświeżenia odczytu danych z bazy
- przycisk eksportu tabeli do pliku Excel (XLSX)
- lista wyboru liczby rekordów do pokazania w tabeli (domyślnie 50)
Lista danych odczytanych z bazy podzielona jest na strony. Na każdej stronie jest tyle rekordów (obiektów) ile wybrano w liście wyboru (domyślnie 50). Za pomocą przycisków nawigacji możesz przechodzić między stronami.
Jeśli chcesz zapisać bieżącą zawartość tabeli należy kliknąć przycisk eksportu.
tabela główna z danymi dokumentów
Jest to obszar z tabelą wyświetlający wybrane z bazy danych rekordy (obiekty) w postaci wierszy i kolumn.

Opis kolumn z dodatkowymi funkcjami:
- akcje – to kolumna z przyciskami, w której możesz wykonać czynności na dokumencie. Więcej w dalszej części rozdziału
- typ – pokazuje rodzaj dokumentu
- dokument – to opis dokumentu z informacją do którego rekordu w bazie danych jest przypisany
- zadanie
– w tej kolumnie program pokazuje, czy w związku z dokumentem zapisano jakieś zadanie. Po kliknięciu w pole możesz od razu szybko dodać zadanie związane z tym dokumentem
- notatka
– w tej kolumnie możesz jednym kliknięciem dodać notatki do dokumentu, czyli krótkie informacje o dokumencie do Twojego prywatnego wglądu. Tutaj automatycznie zapisuje się hasło do pliku, gdy szyfrujesz PDF za pomocą Agent21
W kolumnie akcji znajdują się przyciski, które pozwalają na wykonanie szeregu akcji na dokumencie:
edycja danych dokumentu – otwiera okno z danymi dokumentu i możesz zmienić jego opis
wysyłka dokumentu – kliknięcie w ten przycisk otwiera okno nowej wiadomości e-mail z już załączonym tym dokumentem, dzięki czemu możesz szybko wysłac dokument wprost z Agent21 do Twojego klienta
pobierz – pozwala na pobranie dokumentu na dysk komputera (z bazy danych) i wykorzystanie go poza Agent21
podgląd PDF – jeśli wskazany dokument to PDF to możesz otworzyć szybki podgląd tego dokumentu w Agent21 (bez konieczności pobierania)
szyfruj – pozwala na szybkie zaszyfrowanie dokumentu. Więcej w rozdziale: Szyfrowanie PDF
Dodawanie nowego dokumentu do repozytorium
INFORMACJA: Gdy pobierasz z aplikacji sprzedażowych jakiekolwiek dokumenty (polisy, oferty OWU) to one automatyczni zapisują się w Twojej bazie danych w repozytorium. Dodawanie ręczne nowego dokumentu dotyczy sytuacji, gdy masz skan lub plik przysłany przez kogoś na dysku i chcesz go wgrać do bazy danych.

Po kliknięciu w przycisk Nowy otwiera się okno dodawania nowego dokumentu. Należy dodać plik z dysku komputera poprzez przycisk Wybierz lub Przeciągnij i upuść.
Następnie – jeśli jest taka konieczność – należy powiązać ten plik z pojazdem/ klientem/ polisą wybierając ten obiekt z bazy danych. Dzięki temu program automatycznie wypełni pole „opis” wpisując w nie najważniejsze cech obiektu powiązanego. Np. dla pojazdu to będzie: nr rej, VIN, marka, nazwisko właściciela.
Dzięki powiązaniu dokumentu x obiektem bazy danych – łatwiej potem wyszukać dokument w repozytorium.
INFORMACJA: Pamiętaj, że możesz załączać pliki do Polis, Pojazdów, Klientów również podczas edycji danych tych rekordów w bazie danych.