Obecnie (RODO) wymaga się, aby oferty lub inne dokumenty z danymi osobowymi były zabezpieczone hasłem, na wypadek wysyłki pod niewłaściwy adres e-mail. Aplikacja Agent21 to bardzo wygodne narzędzie do szyfrowania plików PDF pobieranych z aplikacji sprzedażowych, przed ich wysyłką do klientów. Dzięki temu, Twoja komunikacja z klientami jest bezpieczna i nie narażasz się na konsekwencje jeśli omyłkowo wyślesz ofertę lub polisę pod zły adres e-mail.
Szyfrowanie plików PDF można wykonać na dwa sposoby:
- natychmiastowe szyfrowanie po pobraniu pliku z aplikacji sprzedażowej
- szyfrowanie pliku pobranego wcześniej, który jest w Twoim repozytorium dokumentów
Szyfrowanie pliku pobranego z aplikacji sprzedażowej
Pobierasz z aplikacji sprzedażowej wydruk polisy lub wydruk oferty.
Pobrany plik pojawia się na dolnym pasku Agent21. Po najechaniu na zieloną ramkę otwiera się szybki podgląd PDF. Obok przycisku Pokaż jest nowy przycisk: Szyfruj.
Krok 1. Kliknij w przycisk Szyfruj
Otworzy się okno szyfrowania.
Krok 2. Wpisz hasło (min. 4 znaki) i zaszyfruj plik
Krok 3. Zapisz plik do bazy lub od razu wyślij mailem
Po zaszyfrowaniu możesz ten plik obejrzeć, zapisać w Twojej bazie Agent21 (do późniejszego użycia) albo od razu wysłać mailem korzystając z wbudowanej funkcji Komunikacja elektroniczna w Agent21.
Krok 1. Nowy przycisk Szyfruj
Krok 2. Okno szyfrowania
Krok 3. Opcje po szyfrowaniu
Szyfrowanie pliku z Twojej bazy danych (repozytorium dokumentów )
Jeśli chcesz zaszyfrować dokument, który już jest w Twojej bazie danych wystarczy wykonać dwa proste kroki:
Krok 1. Kliknij w kłódkę w wierszu, w którym jest dokument do zaszyfrowania
Otworzy się okno szyfrowania.
Krok 2. Wpisz hasło (min. 4 znaki) i zaszyfruj plik
Po zaszyfrowaniu ten dokument dopisze się do repozytorium jako nowa pozycja z oznaczeniem granatowej kłódki.
Krok 1. Kliknij w kłódkę
Krok 2. Wpisz hasło
INFORMACJA: Hasło powinno być znane klientowi i nie możesz go podać w mailu. Dlatego należy używać albo daty urodzenia (bez kresek) albo PESEL albo końcówka PESEL. Chodzi o to aby w mailu wskazać klientowi jakie jest hasło a n sam musi je po prostu znać.
CIEKAWOSTKA
Gdy zaszyfrujesz plik w Agent21 to w repozytorium zapisuje się również hasło do niego (w Notatce przy danym pliku). Dzięki temu, jeśli kiedykolwiek będzie potrzeba otworzyć ten plik to będziesz zawsze wiedział/a jakim hasłem był zabezpieczony.
Zapisane w bazie hasło nigdzie nie jest prezentowane poza aplikacją Agent21. Nawet jeśli wyślesz ten plik mailem – to notatka z hasłem zostaje TYLKO w bazie Agent21. Tak więc na każdym etapie doręczenia do klienta plik jest bezpieczny.
CIEKAWOSTKA
Gdy zaszyfrujesz plik w Agent21 to w repozytorium zapisuje się również hasło do niego (w Notatce przy danym pliku). Dzięki temu, jeśli kiedykolwiek będzie potrzeba otworzyć ten plik to będziesz zawsze wiedział/a jakim hasłem był zabezpieczony.
Zapisane w bazie hasło nigdzie nie jest prezentowane poza aplikacją Agent21. Nawet jeśli wyślesz ten plik mailem – to notatka z hasłem zostaje TYLKO w bazie Agent21. Tak więc na każdym etapie doręczenia do klienta plik jest bezpieczny.