Komunikacja elektroniczna

Funkcja Komunikacja elektroniczna to rozbudowany i wygodny w obsłudze moduł obsługi wysyłki wiadomości e-mail i SMS do klientów z wykorzystaniem danych i dokumentów z Twojej bazy danych.

  • wysyłka zaszyfrowanych plików PDF z ofertami i polisami pobranymi wprost z aplikacji sprzedażowej zakładu ubezpieczeń
  • tagowanie wiadomości danymi, dzięki czemu wyszukanie cyfrowej kopii jest bardzo szybkie
  • szybka i elastyczna wyszukiwarka wiadomości

Opis panelu z listą wiadomości

Panel główny funkcji Komunikacja elektroniczna podzielony jest na trzy części:

  1. pasek narzędzi i filtrów (u góry)
  2. stopka tabeli dokumentów
  3. tabela główna z danymi wiadomości (po środku)

 pasek narzędzi i filtrów

W tej sekcji ekranu są następujące funkcje:

  • Nowy e-mail – pozwala na utworzenie nowej wiadomości e-mail,
  • Nowy SMS – pozwala na utworzenie nowej wiadomości SMS
  • pole Szukaj, umożliwiające wyszukanie dokumentów wg różnych kryteriów – więcej w Wyszukiwanie danych
  • przycisk Filtr zaawansowany
  • szablony – otwiera menu obsługi szablonów wiadomości i szablonów podpisów pod wiadomościami

 stopka tabeli wiadomości

Pod tabelą znajduje się stopka z dodatkowymi funkcjami zarządzającymi zawartością tabeli.

  • przyciski nawigacji między stronami
  • przycisk odświeżenia odczytu danych z bazy
  • przycisk eksportu tabeli do pliku Excel (XLSX)
  • lista wyboru liczby rekordów do pokazania w tabeli (domyślnie 50)

Lista danych odczytanych z bazy podzielona jest na strony. Na każdej stronie jest tyle rekordów (obiektów) ile wybrano w liście wyboru (domyślnie 50). Za pomocą przycisków nawigacji możesz przechodzić między stronami.

Jeśli chcesz zapisać bieżącą zawartość tabeli należy kliknąć przycisk eksportu.

 tabela główna z danymi wiadomości

Jest to obszar z tabelą wyświetlający wybrane z bazy danych rekordy (obiekty) w postaci wierszy i kolumn.

Opis kolumn z dodatkowymi funkcjami:

  • akcje – to kolumna z przyciskami, w której możesz wykonać czynności na dokumencie. Więcej w dalszej części rozdziału
  • typ – pokazuje rodzaj wiadomości: e-mail /SMS
  • temat wiadomości – to temat wysłanej wiadomości e-mail
  • sprawa załatwiona – w tej kolumnie możesz oznaczyć że sprawa z którą się kontaktowłeś/aś została załatwiona (dodatkowy status, który może się Tobie przydać)
  • zadanie – w tej kolumnie program pokazuje, czy w związku z wiadomością zapisano jakieś zadanie. Po kliknięciu w pole możesz od razu szybko dodać zadanie związane z tą wiadomością
  • notatka – w tej kolumnie możesz jednym kliknięciem dodać notatki do wiadomości, czyli krótkie informacje o dokumencie do Twojego prywatnego wglądu.

W kolumnie akcji znajdują się przyciski, które pozwalają na wykonanie szeregu akcji na dokumencie:

  • edycja danych wiadomości – otwiera okno z danymi wiadomości

Wysyłanie nowej wiadomości

INFORMACJA: Konfiguracja skrzynek mailowych oraz profili bramek SMS jest opisana w Konfiguracji. Jeśli chcesz wysyłać SMS to musisz skonfigurować bramkę SMS.

Po kliknięciu w przycisk Nowy e-mail otwiera się okno edycji nowej wiadomości.

W pierwszej kolejności możesz powiązać wiadomość z obiektem w Twojej bazie danych (polisą, pojazdem, klientem, dokumentem w repozytorium). Tym sposobem wiadomość automatycznie zostanie otagowana danymi tego obiektu. Np. jeśli wybierzesz klienta – to w opisie tej wiadomości znajdzie się nr PESEL, nazwisko. Jeśli wybierzesz pojazd to w opisie wiadomości bedzie nr rej, nr VIN, nazwiska właścicieli.

Dzięki takiemu otagowaniu wiadomości będzie Ci łatwiej ją w przyszłości odnaleźć.

Następnie wypełniasz kolejno wszystkie pola standardowe, tak jak w Twoim programie pocztowym. W każdym momencie możesz zapisać wiadomość jako „wersja robocza”, aby wrócić do niej później.

INFORMACJA: W przypadku większości skrzynek e-mail wiadomości wysłane w Agent21 nie pokażą się w Twoim programie pocztowym w Wysłanych. Jeśli jakąś wiadomość chcesz mieć jednak w swojej skrzynce – to możesz ją wysłać do siebie. Kliknij w hamburgera w lewym górnym rogu ramki Treść wiadomości i z menu podręcznego wybierz opcję Wyslij kopię do mnie. Gdy to zrobisz i wyślesz wiadomość do klienta – to taka sama wiadomość będzie wysłana na Twój adres e-mail.

Szablony wiadomości i podpisów

Zapewne do wielu klientów wysyłasz wiadomości o podobnej treści albo z tym samym podpisem. W Agent21 możesz sobie utworzyć szablony zarówno podpisów pod wiadomościami jak również treści wiadomości.
Można to zrobić na dwa sposoby:

  1. wybierając opcję na głównym panelu listy wiadomości pod przyciskiem Szablony
  2. podczas tworzenia nowej wiadomości klikając w hamburgera w lewym górnym rogu ramki Treść wiadomości

Szablon wiadomości/ podpisu może być zapisany pod wybraną nazwą tak abyś wiedział/a, który szablon w danym momencie wybrać z listy.

INFORMACJA: Jeśli edytujesz nową wiadomość i chcesz aby ona stałą się szablonem – to z menu podręcznego hamburgera wybierz opcję Zapisz jako szablon.

UWAGA! Multi-schowek działa tylko wewnątrz aplikacji Agent21 między zakładkami.
Nie możesz skopiować na raz wielu wartości, których potrzebujesz poza Agent21 np. w Twoim programie mailowym lub Wordzie albo w innej przeglądarce. Przy kopiowaniu danych poza Agent21 działa tylko pojedyncze kopiuj-wklej (jak normalnie w Windows).